Dans notre blog, nous répondons à certaines des questions que nous recevons régulièrement lors de nos séminaires.
« J’ai eu une téléconférence avec mes collègues japonais au Japon. Nous avons planifié un projet et ils l’ont accepté. Cependant, peu après, ils ont commencé à tout remettre en question et ne faisaient pas ce que nous avions convenu de faire. C’est comme si la téléconférence n’avait pas eu lieu! Pourquoi ne peuvent-ils pas s’en tenir à notre engagement?
Cette situation n’est pas un cas isolé. Le problème vient du fait que :
- Les occidentaux sont très à l’aise pour prendre des décisions en réunion ou par téléconférence.
- Les occidentaux ont plus d’autonomie dans la prise de décision que nos collègues japonais.
- Au Japon, les décisions sont rarement prises en réunion ou par téléconférence. Ils travaillent en prenant des décisions par consensus. Les employés japonais doivent donc consulter leurs collègues avant de prendre une décision. Et ils ont besoin de temps pour le faire.
Dans le cas présent, l’explication la plus probable est que les collègues japonais ont été pris au dépourvu. Peut-être ont-ils accepté le plan mais il leur restait encore à consulter leurs collègues au Japon. Après consultation, il leur a semblé que le plan n’était pas réalisable, d’où leur absence de réaction par la suite.
Que pouvez-vous faire pour éviter cela?
- Envoyez vos questions et recommandations avant toute réunion ou téléconférence planifiées. De cette façon, vos collègues japonais auront le temps de consulter leurs collègues et pourront vous faire part de leurs réactions qui, normalement, ne changeront pas par la suite.
- Après la réunion, rédigez un compte-rendu que vous partagerez avec vos collègues japonais. Demandez-leur d’approuver ce rapport écrit pour éviter tout futur malentendu.
- Par la suite, en cas de différend, vous pourrez toujours rappeler à tous ce qui avait été convenu par écrit.
